BAHAGIAN KE 10 : MERANCANG MELALUI PENGURUSAN MELALUI OBJEKTIF (MBO) DAN MENILAI MENGGUNAKAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)

MERANCANG MELALUI PENGURUSAN MELALUI OBJEKTIF (MBO) DAN MENILAI MENGGUNAKAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)

Pada bahagian yang lalu saya telah memberikan penerangan secara umum berkaitan dengan konsep komunikasi berkesan. Ia sangat penting untuk difahami bagi menjayakan MBO kerana komunikasi daripada pihak atasan dan bawahan adalah penentu kejayaaan. Justeru kali ini, kita akan lihat betapa pentingnya usaha untuk merancang dengan satu sistem yang tersusun dan efektif untuk mencapai  sasaran sesebuah organisasi.

KONSEP Pengurusan Melalui Objektif (MBO) yang dipopularkan oleh Peter Drucker bukanlah satu perkara yang baru dalam pengurusan kerana ia telah lama dilaksanakan di negara-negara Barat dan kini telah ada tanda-tanda yang memperlihatkan bahawa konsep itu juga boleh dilaksanakan di negara ini dalam sektor kerajaan mahupun swasta.  MBO adalah satu konsep di mana pihak pengurusan atau pemimpin sesuatu organisasi mempunyai matlamat atau hala tuju yang jelas yang akan dibawa terhadap sesuatu organisasi di bawah pentadbirannya.

Apakah itu yang dikatakan OBJEKTIF? Objektif adalah merupakan sasatu sasaran yang dirangka untuk dicapai oleh sesebuah organisasi pada masa hadapan. Ia ditetapkan dalam satu jangka masa yang ditentukan oleh organisasi dan strategi-strategi dirangka untuk mencapai objektif tersebut. Ia perlu dirancang dengan teliti oleh kumpulan tertentu yang dibentuk dalam organisasi.

Konosuke Matsushita yang menghasilkan satu formula tentang pengurusan objektif pada tahun 1928 telah nyatakan bahawa  pengurusan dengan objektif adalah satu manifestasi tentang tanggungjawab sebagai seorang industrialis yang pada akhirnya meningkatkan kualiti kehidupan melalui kedewasaan. Kerana itu maka menjadi keperluan bagi sesebuah organisasi mempunyai wawasan atau matlamat, maklumat yang tepat dan mempunyai pembangunan teknologi yang sesuai.

Dari sudut tenaga pekerja dalam sesebuah organisasi pula, setiap dari mereka mempunyai alat untuk mengumpul pemikiran, menstruktur semula, mencernakannya dan mampu menyebarkan maklumat berkenaan kepada yang memerlukan. Di samping itu, semua maklumat dalam syarikat berkenaan boleh diperoleh oleh semua tenaga kerja yang menghendakinya dan pekerja berkenaan akan memberikan daya kreativiti masing-masing.

Oleh itu, adalah merupakan satu keperluan kepada seseorang pemimpin itu mempunyai matlamat yang jelas kerana kekaburan seseorang pemimpin akan menyebabkan kakitangan bawahan tidak mendapat gambaran yang sebaik mungkin apakah matlamat terhadap sesuatu perancangan yang dibuat.

Satu sikap yang ada pada sebahagian besar pekerja di Malaysia adalah kebergantungan kepada pengurus untuk menunjukkan dan mengawal cara mereka bekerja. Pengalaman saya bekerja di Asahi Industries (M) Sdn. Bhd. di Kluang satu ketika dahulu membuktikan bagaimana golongan Operator Pengeluaran yang terlalu bergantung kepada ‘supervisor’ untuk melaksanakan tugas mereka. Tanpa pengawasan daripada penyelia, agak sukar untuk para operator mencapai target pengeluaran.

Begitu juga dengan jabatan kerajaan seperti Jabatan Kerja Raya (JKR) yang mewujudkan jawatan ‘mandor’ bagi mengawasi para pekerja bawahan melaksanakan tugas harian mereka. Sebenarnya, ia adalah merupakan satu ‘kelemahan’ daripada sudut untuk melaksanakan MBO yang mana MBO adalah merupakan suatu proses di mana Pengurus Atasan dan Bawahan di dalam sesebuah Organisasi yang bersama-sama menentukan hala tuju organisasi.

Justeru dapat dinyatakan di sini bahawa sasaran MBO adalah untuk menghasilkan beberapa kebaikan, antaranya seperti berikut :-

      i.        Setiap individu di dalam organisasi akan lebih menyedari dan memahami tentang keseluruhan objektif organisasi.

     ii.        Setiap individu akan lebih memahami peranan dan tanggungjawab mereka dalam organisasi.

    iii.        Semangat tolak ansur yang wujud dalam proses pembentukan objektif akan memperbaiki lagi dorongan ke atas individu serta meninggikan lagi prestasi kerja dalam organisasi.

Petunjuk Prestasi Utama (KPI)

Tuan Guru Presiden PAS semasa menyampaikan Ucapan Dasar dalam muktamar PAS Pusat pada tahun lalu telah mengarahkan, di antaranya agar organisasi PAS memberikan tumpuan terhadap pengurusan yang  lebih dinamik dalam gerak kerja tersusun yang mempunyai sasaran bulanan dan tahunan. Malah, Presiden PAS mengingatkan agar gerakerja yang tersusun ini mestilah diukur dengan membangunkan petunjuk prestasi agar kerja akan lebih terarah.

Kerana itu, PAS perlu membangunkan Petunjuk Prestasi Utama atau Key Performance Indicator (KPI) di semua peringkat. Organisasi PAS perlu meninggalkan sikap yang  hanya mengadakan program tanpa ada matlamat yang jelas dan ianya tidak diukur sama ada program tersebut meninggalkan kesan kepada sasaran atau pun tidak.

KPI adalah satu sistem pengukuran yang mudah, berkesan dan membantu PAS menjelaskan dan mengawal tahap kemajuan sesuatu proses perkhidmatan yang disampaikan kepada mad’u  selaras dengan misi dan visi yang telah dipersetujui bersama.

Tujuan KPI adalah untuk memberikan pengukuran ke atas faktor-faktor utama yang akan memberikan kejayaan jangka panjang kepada organisasi.  Untuk KPI berfungsi dan memberikan faedah kepada organisasi, ianya harus diukur secara berterusan dan mempunyai hubungkait dengan bidang yang ingin dilakukan penambahbaikan.

Terdapat dua cara pengukur iaitu ‘Directional KPI’ iaitu memberikan ukuran yang baik atau lemah dalam bidang perkhidmatan yang spesifik dan memantau sama ada terdapat penambahbaikan.  ‘Quantifiable KPI’ diwakili oleh angka dan memberikan ukuran yang tepat untuk menganalisis data.

KPI yang baik harus mempunyai tiga ciri-ciri iaitu pencapaian yang boleh diukur, matlamat yang dipersetujui lebih awal dan membayangkan faktor-faktor kejayaan dalam organisasi. Ia dapat diperjelaskan dengan singkatan S.M.A.R.T. seperti berikut:

S- Specific (Khusus)

Ia perlu jelas langkah-langkah KPI yang sebenar. Perlu ada satu definisi yang diterima secara meluas daripada KPI untuk memastikan pengguna yang berbeza dapat mentafsirkannya dengan cara yang sama dan akan dapat menghasilkan kesimpulan yang sama.

M- Measuarable (Boleh diukur)

KPI mestilah boleh diukur untuk menentukan standard, bajet atau norma. Jika ia tidak dapat diukur maka KPI akan gagal dicapai dan akan menyebabkan perjalanan aktiviti tidak dapat diukur.

A- Achievable (Boleh dicapai)

Tidak ada gunanya kita meletakkan sesuatu tanda aras yang akhirnya tidak mampu dicapai oleh kita ibarat pepatah Melayu, Ukur Baju di Badan Sendiri. Maknanya, biarlah apa yang ditetapkan untuk dicapai adalah sesuatu yang mampu dicapai oleh organisasi, bukannya sesuatu yang retorik dan diawang-awangan.

R- Relevant (Bersesuaian)

Berkaitan - KPI perlu meletakkan sasaran atau wawasan dalam pelaksanaan organisasi  dengan strategi bersesuaian dengannya. Jika KPI tidak mengukur mengikut strategi yang sesuai maka ia akan menjejaskan prestasi organisasi. Oleh itu KPI akan menjadi tidak relevan dan sia-sia.

T- Time based goals (Jangka masa yang tertentu)

Masa berperingkat - Adalah penting untuk menyatakan nilai KPI dalam tempoh masa yang ditetapkan. Ia hendaklah berkala dan tempohnya adalah seragam. Letakkan jangka masa yang dilihat bersesuaian dengan organisasi. Sebagai contohnya, setiap aktiviti yang dijalankan akan dinilai selama setiap enam bulan.

Setiap fungsi dan program yang dilaksanakan oleh sesebuah organisasi hendaklah ditumpukan bagi mencapai KPI organisasi masing-masing. KPI sesebuah organisasi akan menunjukkan usaha-usaha yang perlu dilakukan dalam organisasi dalam satu jangka masa yang tertentu untuk mencapai matlamat yang telah ditentukan lebih awal bagi memuaskan sasarannya. Dalam konteks politik, sasarannya adalah masyarakat.

Kesimpulan

Adalah menjadi keperluan kepada organisasi PAS di semua peringkat untuk merangka gerakerja dengan lebih teliti, tersusun serta berobjektif. Setiap kali selepas selesai mesyuarat Agung PAS yang melibatkan pemilihan, perkara utama yang perlu dilakukan selepas membentuk jawatan kuasa kerja adalah merangka gerakerja melalui MBO.

Setiap gerakerja yang telah ditetapkan hendaklah dinilai melalui KPI agar kita dapat mengenalpasti sama ada apa yang dilaksanakan telah mecapai sasaran ataupun tidak. Pencapaian kejayaan aktiviti melalui KPI sewajarnya dibentangkan di dalam tempoh enam bulan sekurang-kurangnya dan dipersembahkan dalam setiap kali mesyuarat Agung PAS. Peniaian dapat dilakukan oleh jawatankuasa dan juga ahli yang berada di bawah organisasi terlibat.

Mudah-mudahan organisasi PAS akan bertambah baik dengan perlaksanaan perancangan melalui MBO dan penilaian dengan KPI.

Wassalam.