BAHAGIAN KE 10 : MERANCANG MELALUI PENGURUSAN MELALUI OBJEKTIF (MBO) DAN MENILAI MENGGUNAKAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)
MERANCANG MELALUI PENGURUSAN
MELALUI OBJEKTIF (MBO) DAN MENILAI MENGGUNAKAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)
Pada bahagian yang lalu saya telah memberikan penerangan
secara umum berkaitan dengan konsep komunikasi berkesan. Ia sangat penting
untuk difahami bagi menjayakan MBO kerana komunikasi daripada pihak atasan dan
bawahan adalah penentu kejayaaan. Justeru kali ini, kita akan lihat betapa pentingnya usaha untuk merancang dengan
satu sistem yang tersusun dan efektif untuk mencapai sasaran sesebuah organisasi.
KONSEP
Pengurusan Melalui Objektif (MBO) yang dipopularkan oleh Peter Drucker bukanlah satu perkara yang baru dalam pengurusan
kerana ia telah lama dilaksanakan di negara-negara Barat dan kini telah ada
tanda-tanda yang memperlihatkan bahawa konsep itu juga boleh dilaksanakan di
negara ini dalam sektor kerajaan mahupun swasta. MBO adalah satu konsep di mana pihak
pengurusan atau pemimpin sesuatu organisasi mempunyai matlamat atau hala tuju
yang jelas yang akan dibawa terhadap sesuatu organisasi di bawah pentadbirannya.
Apakah itu
yang dikatakan OBJEKTIF? Objektif adalah merupakan sasatu sasaran yang dirangka
untuk dicapai oleh sesebuah organisasi pada masa hadapan. Ia ditetapkan dalam
satu jangka masa yang ditentukan oleh organisasi dan strategi-strategi dirangka
untuk mencapai objektif tersebut. Ia perlu dirancang dengan teliti oleh
kumpulan tertentu yang dibentuk dalam organisasi.
Konosuke
Matsushita yang menghasilkan satu formula tentang pengurusan objektif pada
tahun 1928 telah nyatakan bahawa pengurusan
dengan objektif adalah satu manifestasi tentang tanggungjawab sebagai seorang
industrialis yang pada akhirnya meningkatkan kualiti kehidupan melalui
kedewasaan. Kerana itu maka menjadi keperluan bagi sesebuah organisasi
mempunyai wawasan atau matlamat, maklumat yang tepat dan mempunyai pembangunan
teknologi yang sesuai.
Dari sudut
tenaga pekerja dalam sesebuah organisasi pula, setiap dari mereka mempunyai
alat untuk mengumpul pemikiran, menstruktur semula, mencernakannya dan mampu
menyebarkan maklumat berkenaan kepada yang memerlukan. Di samping itu, semua
maklumat dalam syarikat berkenaan boleh diperoleh oleh semua tenaga kerja yang
menghendakinya dan pekerja berkenaan akan memberikan daya kreativiti
masing-masing.
Oleh itu,
adalah merupakan satu keperluan kepada seseorang pemimpin itu mempunyai
matlamat yang jelas kerana kekaburan seseorang pemimpin akan menyebabkan
kakitangan bawahan tidak mendapat gambaran yang sebaik mungkin apakah matlamat
terhadap sesuatu perancangan yang dibuat.
Satu sikap yang ada pada
sebahagian besar pekerja di Malaysia adalah kebergantungan kepada pengurus
untuk menunjukkan dan mengawal cara mereka bekerja. Pengalaman saya bekerja di
Asahi Industries (M) Sdn. Bhd. di Kluang satu ketika dahulu membuktikan
bagaimana golongan Operator Pengeluaran yang terlalu bergantung kepada ‘supervisor’
untuk melaksanakan tugas mereka. Tanpa pengawasan daripada penyelia, agak sukar
untuk para operator mencapai target pengeluaran.
Begitu juga dengan jabatan
kerajaan seperti Jabatan Kerja Raya (JKR) yang mewujudkan jawatan ‘mandor’ bagi
mengawasi para pekerja bawahan melaksanakan tugas harian mereka. Sebenarnya, ia
adalah merupakan satu ‘kelemahan’ daripada sudut untuk melaksanakan MBO yang
mana MBO adalah merupakan suatu proses di mana Pengurus Atasan dan Bawahan di
dalam sesebuah Organisasi yang bersama-sama menentukan hala tuju organisasi.
Justeru
dapat dinyatakan di sini bahawa sasaran MBO adalah untuk menghasilkan beberapa
kebaikan, antaranya seperti berikut :-
i.
Setiap
individu di dalam organisasi akan lebih menyedari dan memahami tentang
keseluruhan objektif organisasi.
ii.
Setiap
individu akan lebih memahami peranan dan tanggungjawab mereka dalam organisasi.
iii.
Semangat
tolak ansur yang wujud dalam proses pembentukan objektif akan memperbaiki lagi
dorongan ke atas individu serta meninggikan lagi prestasi kerja dalam
organisasi.
Petunjuk Prestasi Utama (KPI)
Tuan Guru Presiden PAS semasa menyampaikan Ucapan Dasar
dalam muktamar PAS Pusat pada tahun lalu telah mengarahkan, di antaranya agar
organisasi PAS memberikan tumpuan terhadap pengurusan yang lebih
dinamik dalam gerak kerja tersusun yang mempunyai sasaran bulanan dan tahunan.
Malah, Presiden PAS mengingatkan agar gerakerja yang tersusun ini mestilah
diukur dengan membangunkan petunjuk prestasi agar kerja akan lebih terarah.
Kerana itu, PAS perlu membangunkan Petunjuk Prestasi Utama atau Key
Performance Indicator (KPI) di semua peringkat. Organisasi PAS perlu
meninggalkan sikap yang hanya mengadakan
program tanpa ada matlamat yang jelas dan ianya tidak diukur sama ada program
tersebut meninggalkan kesan kepada sasaran atau pun tidak.
KPI adalah satu sistem pengukuran yang mudah, berkesan dan
membantu PAS menjelaskan dan mengawal tahap kemajuan sesuatu proses
perkhidmatan yang disampaikan kepada mad’u
selaras dengan misi dan visi yang telah dipersetujui bersama.
Tujuan KPI adalah untuk memberikan pengukuran ke atas
faktor-faktor utama yang akan memberikan kejayaan jangka panjang kepada
organisasi. Untuk KPI berfungsi dan
memberikan faedah kepada organisasi, ianya harus diukur secara berterusan dan
mempunyai hubungkait dengan bidang yang ingin dilakukan penambahbaikan.
Terdapat dua cara pengukur iaitu ‘Directional KPI’ iaitu memberikan
ukuran yang baik atau lemah dalam bidang perkhidmatan yang spesifik dan
memantau sama ada terdapat penambahbaikan.
‘Quantifiable KPI’ diwakili oleh angka dan memberikan ukuran yang tepat
untuk menganalisis data.
KPI yang baik harus mempunyai tiga ciri-ciri iaitu pencapaian
yang boleh diukur, matlamat yang dipersetujui lebih awal dan membayangkan
faktor-faktor kejayaan dalam organisasi. Ia dapat diperjelaskan dengan
singkatan S.M.A.R.T. seperti berikut:
S- Specific (Khusus)
Ia perlu jelas langkah-langkah KPI yang sebenar. Perlu ada
satu definisi yang diterima secara meluas daripada KPI untuk memastikan
pengguna yang berbeza dapat mentafsirkannya dengan cara yang sama dan akan
dapat menghasilkan kesimpulan yang sama.
M- Measuarable (Boleh diukur)
KPI mestilah boleh diukur untuk menentukan standard, bajet
atau norma. Jika ia tidak dapat diukur maka KPI akan gagal dicapai dan akan
menyebabkan perjalanan aktiviti tidak dapat diukur.
A- Achievable (Boleh dicapai)
Tidak ada gunanya kita meletakkan sesuatu tanda aras yang
akhirnya tidak mampu dicapai oleh kita ibarat pepatah Melayu, Ukur Baju di
Badan Sendiri. Maknanya, biarlah apa yang ditetapkan untuk dicapai adalah
sesuatu yang mampu dicapai oleh organisasi, bukannya sesuatu yang retorik dan
diawang-awangan.
R- Relevant (Bersesuaian)
Berkaitan - KPI perlu meletakkan sasaran atau wawasan dalam
pelaksanaan organisasi dengan strategi
bersesuaian dengannya. Jika KPI tidak mengukur mengikut strategi yang sesuai
maka ia akan menjejaskan prestasi organisasi. Oleh itu KPI akan menjadi tidak
relevan dan sia-sia.
T- Time based goals (Jangka masa yang tertentu)
Masa berperingkat - Adalah penting untuk menyatakan nilai
KPI dalam tempoh masa yang ditetapkan. Ia hendaklah berkala dan tempohnya
adalah seragam. Letakkan jangka masa yang dilihat bersesuaian dengan
organisasi. Sebagai contohnya, setiap aktiviti yang dijalankan akan dinilai
selama setiap enam bulan.
Setiap fungsi dan program yang dilaksanakan oleh sesebuah
organisasi hendaklah ditumpukan bagi mencapai KPI organisasi masing-masing. KPI
sesebuah organisasi akan menunjukkan usaha-usaha yang perlu dilakukan dalam
organisasi dalam satu jangka masa yang tertentu untuk mencapai matlamat yang
telah ditentukan lebih awal bagi memuaskan sasarannya. Dalam konteks politik,
sasarannya adalah masyarakat.
Kesimpulan
Adalah menjadi keperluan kepada organisasi PAS di semua
peringkat untuk merangka gerakerja dengan lebih teliti, tersusun serta
berobjektif. Setiap kali selepas selesai mesyuarat Agung PAS yang melibatkan
pemilihan, perkara utama yang perlu dilakukan selepas membentuk jawatan kuasa kerja
adalah merangka gerakerja melalui MBO.
Setiap gerakerja yang telah ditetapkan hendaklah dinilai
melalui KPI agar kita dapat mengenalpasti sama ada apa yang dilaksanakan telah
mecapai sasaran ataupun tidak. Pencapaian kejayaan aktiviti melalui KPI
sewajarnya dibentangkan di dalam tempoh enam bulan sekurang-kurangnya dan
dipersembahkan dalam setiap kali mesyuarat Agung PAS. Peniaian dapat dilakukan
oleh jawatankuasa dan juga ahli yang berada di bawah organisasi terlibat.
Mudah-mudahan organisasi PAS akan bertambah baik dengan
perlaksanaan perancangan melalui MBO dan penilaian dengan KPI.
Wassalam.
Ulasan
Catat Ulasan