BAB 2 : KENAPA BERMESYUARAT

KENAPA BERMESYUARAT

Tempat yang sesuai untuk majlis membincangkan dan membahaskan sesuatu isu adalah di dalam mesyuarat. Bukan sahaja majlis untuk bertemu apabila pandangan berbeza dibincangkan dan membuat keputusan; ia juga menetapkan di mana semua peraturan dan resolusi mesti diluluskan. Mesyuarat jawatankuasa dalam organisasi  berfungsi sebagai fungsi demokrasi dengan menyediakan forum untuk perbincangan terbuka dan fungsi perundangan melalui laluan rasmi resolusi dan peraturan.

Banyak keputusan yang dicapai semasa mesyuarat organisasi, walaupun mungkin tidak ada ketetapan resolusi. Mesyuarat membolehkan penyebaran maklumat mudah, pertukaran idea dan pengalaman, komunikasi perubahan dalaman atau luaran kepada persekitaran kerja dan membina organisasi sebagai satu pasukan.

Apa sahaja keputusan yang dicapai di dalam mesyuarat, Pengerusi dan Ahli Mesyuarat mestilah sangat jelas dengan tujuan mesyuarat dan matlamat yang ingin dicapai supaya tidak menimbulkan perbalahan dan pertikaian oleh para ahli organisasi. Oleh kerana itu, adalah menjadi keutamaan agar setiap ahli mesyuarat menyedari kenapa mereka hadir ke mesyuarat.

Sepuluh faktor kenapa kita bermesyuarat.

Terdapat banyak faktor yang menyebabkan mesyuarat itu diadakan. Namun di sini disenaraikan sepuluh faktor yang dilihat menjadi kepentingan sesebuah mesyuarat itu dilaksanakan.

1. Mesyuarat Membina Perhubungan

Kekerapan mengadakan mesyuarat akan memberikan peluang kepada ahli mesyuarat membina hubungan dan rangkaian serta menggalakkan kerja berpasukan.  Mesyuarat secara kerap akan membina hubungan kerja yang lebih berkesan, bakal membawa kepada produktif yang lebih tinggi dan kecekapan mesyuarat.

2. Mesyuarat Dapat Menyebarkan Maklumat

Kadang-kadang kaedah terbaik dalam perkongsian maklumat dan kerja komuniti adalah dengan melaporkan informasi secara terbuka atau inisiatif majlis adalah untuk melaporkan maklumat secara terbuka.

Oleh kerana itu, adalah lebih baik sekiranya maklumat yang ingin disebarkan disediakan dalam bentuk yang mudah untuk difahami.

3. Tetapkan Matlamat

Kepelbagaian dalam jawatankuasa adalah penting untuk mencapai kejayaan.  Mempunyai matlamat yang jelas dan boleh dicapai serta ‘time frame’ yang dirangka mampu untuk pasukan memcapainya adalah merupakan langkah pertama untuk mencapai kejayaan.

4. Mendapatkan maklum balas

Apabila topik yang dibentangkan memerlukan maklum balas atau input daripada organisasi, ahli jawatankuasa, masyarakat setempat, atau pihak yang berkepentingan untuk meningkatkan, memperbaiki atau hanya untuk mengumpulkan pandangan atau idea baru, mesyuarat bersama mereka yang terlibat boleh menjadi cara terbaik untuk menentukan halatuju yang perlu dilakukan seterusnya.

5. Membuat keputusan

Semua keputusan Jawatankuasa mestilah dilakukan di dalam mesyuarat jawatankuasa. Interaksi sesama jawatankuasa menjadi kunci dalam proses membuat keputusan. Pembuat keputusan jawatankuasa melibatkan sebuah kumpulan yang berkerjasama untuk mencapai konklusi lebih baik daripada individu membawa isu ke dalam mesyuarat sebagai input tanpa mendapatkan pandangan jawatankuasa yang lain.

6. Maklumbalas Projek/Program

Dalam banyak kes, apabila majlis atau jawatankuasa majlis telah terlibat dalam sesuatu projek, cara terbaik untuk mengakhiri proses ini adalah dengan membawa semua peserta dan masyarakat setempat bersama-sama untuk mendapatkan maklumbalas. Mesyuarat seperti ini memberi peluang untuk mengkaji semula proses dan prosedur bagi memastikan objektif yang telah ditetapkan telah dipenuhi dan menyediakan suatu tindakan yang diperlukan untuk peringkat seterusnya.

7. Mesyuarat adalah Senjata Hebat Perniagaan

Adalah diketahui bahawa dunia perniagaan bersifat kompetitif, para ahli perniagaan memerlukan interaksi peribadi bersemuka yang lebih teratur dari sebelumnya. Walaupun telefon dan komunikasi dalam talian membolehkan interaksi yang mudah dan cepat dengan pelanggan dan menyediakan ruang untuk berkongsi idea dengan cepat, menjadualkan pelanggan untuk mesyuarat perniagaan masih membina kesan yang berbeza terhadap perniagaan. Proses rundingan sebenarnya lebih baik diuruskan dalam mesyuarat kerana ada kalanya rakan niaga boleh mendapatkan tawaran perniagaan dan dilakukan dalam mesyuarat.

Melalui mesyuarat perniagaan, sesebuah syarikat boleh meningkatkan rangkaiannya dengan mewujudkan rangkaian yang baru. Apabila perniagaan anda telah berjaya membina ikatan dengan pelanggan yang berpuas hati dengan anda maka mereka mungkin akan mengesyorkan perkhidmatan anda kepada rakan sekutu dan rakan perniagaan yang lain.

8. Mesyuarat Memastikan Organisasi Berada Di Landasan Yang Betul

Sesi kerja yang rutin tidak hanya menguatkan ikatan dan hubungan di kalangan pekerja, tetapi juga memastikan pasukan berada pada landasan yang benar berkaitan kerja. Sebagai contohnya, apabila satu pasukan diberi projek yang besar, mesyuarat pengenalan (kick-off meeting) adalah cara terbaik untuk mengagihkan tugas dan tugasan kepada yang berkaitan.

Untuk memastikan bahawa ianya benar-benar berada pada posisi landasannya,  mesyuarat berkala atau rutin boleh dijalankan di mana ahli pasukan berkongsi perkembangan antara satu sama lain. Seluruh pasukan sentiasa dikemaskini dengan perkembangan projek dan apa yang perlu dilakukan.

Satu lagi contoh ialah apabila ada perubahan dalam matlamat jabatan. Pengurus boleh memanggil mesyuarat untuk membincangkan perubahan dengan ahli-ahli supaya mereka dikemas kini dengan sebarang pengubahsuaian.

Di pihak pengurusan, mengadakan mesyuarat memudahkan mereka menyampaikan sebarang perkara penting kepada para ahli. Mesyuarat juga memberi peluang kepada pengurusan untuk mengiktiraf pencapaian anggota kumpulan melalui pengiktirafan awam.

9. Mesyuarat Membantu Pasukan Mencapai Kata Sepakat

Salah satu sebab mengapa mesyuarat adalah penting adalah kerana ia membantu sesebuah kumpulan untuk mencapai keputusan bersama apabila perkara-perkara penting dan kritikal perlu dibincangkan. E-mel atau panggilan persidangan mungkin tidak berkesan dengan apa-apa isu yang timbul di pejabat.

Anda mungkin berpengalaman menghadiri mesyuarat tergempar kerana masalah kerja yang memerlukan penyelesaian segera. Perhatikan bahawa dalam situasi seperti ini, para ahli mesyuarat secara aktif berinteraksi dan bertukar pendapat. Melalui mesyuarat, ahli dapat membandingkan rancangan dan cadangan sebelum individu mengambil arah yang bercanggah.

10. Menyelesaikan Konflik
Mesyuarat juga diadakan untuk menyelesaikan konflik dalam sesebuah organisasi. Ini kerana melalui mesyuarat konflik tersebut dapat diselesaikan dengan adil dan saksama di mana setiap ahli perlu mempunyai fikiran yang terbuka untuk memberi dan mendapatkan nasihat. Ia perlulah dikendalian dengan tenang dan sabar kerana ia melibatkan hati dan perasaan mereka yang berada di dalam mesyuarat.

PENUTUP

Sesetengah organisasi mengadakan mesyuarat secara berkala mengikut jadual yang ditetapkan sebagai sebahagian daripada rutin kerja. Bagi mereka, ia adalah salah satu cara untuk mengemas kini antara satu sama lain dengan perkara yang berkaitan dengan kerja dan cara mengesan perkembangan individu dan pasukan melalui perbincangan yang sihat.

Sama ada berkala atau mengikut keperluan, kita perlu menjadikan mesyuarat sebagai tempat terbaik untuk selesaikan segala urusan yang berkaitan dengan organisasi.

Sekian, wassalam.

KhairulFaizi bin Ahmad Kamil
Minda Sejahtera Resources