BAHAGIAN KESEMBILAN :
KEPENTINGAN KOMUNIKASI BERKESAN
DALAM PENGURUSAN
Assalamu’alaikum dan salam perjuangan,
Sebelum ini, kita telah membincangkan perkara yang
berkaitan dengan menangani konflik dan krisis dalam berorganisasi pada bahagian
kelima yang lalu yang mana telah disentuh bahawa adalah merupakan satu keperluan
untuk mewujudkan komunikasi berkesan bagi mengelakkan konflik dalam organisasi.
Oleh itu, kali ini kita akan membicarakan tentang kepentingan komunikasi
berkesan dalam pengurusan organisasi.
Komunikasi merupakan perkara yang amat penting bagi
sesebuah organisasi. Organisasi yang tidak memberikan perhatian kepada
komunikasi akan membantutkan usaha serta perancangan sesebuah organisasi untuk
memastikan ia akan dapat berjalan dengan lancar dan teratur bagi mencapai
objektif yang telah ditetapkan.
Kegagalan berkomunikasi dengan baik khususnya dalam
sebuah organisasi politik akan menimbulkan konflik dalam organisasi lebih-lebih
lagi zaman ini sistem komunikasi cukup pantas untuk menyebarkan maklumat
seperti aplikasi WhatsApp dan Facebook.
Kita dapat lihat contoh-contoh yang telah berlaku
baru-baru ini yang mana konflik yang melibatkan PAS iaitu krisis perlantikan
Menteri Besar (MB) di Selangor. Tersebar secara meluas di laman sosial sepucuk
surat kononnya PAS telah keluar daripada Pakatan Rakyat (PR) yang ditandatangi
oleh Presiden PAS. Surat palsu ini telah berjaya mengejutkan banyak pihak
termasuk kepimpinan PAS di peringkat bawah sehingga terpaksa dibuat penafian
oleh Setiausaha Agung PAS.
Begitu juga dengan pelbagai ‘posting’ yang kononnya
dikeluarkan oleh kepimpinan AJK PAS Pusat yang melahirkan rasa tidak puas hati
terhadap keputusan Mesyuarat Khas PAS Pusat. Ia tersebar secara meluas di dalam
WhatsApp dan berjaya menimbulkan keraguan di kalangan ahli dan para penyokong.
Dengan perkembangan teknologi maklumat dan
interaktif di laman sosial maka PAS perlu memberikan perhatian terhadap
meningkatkan komunikasi yang lebih berkesan bagi mengelakkan kecelaruan
penyampaian maklumat ke semua peringkat. Komunikasi di laman sosial akan saya
sentuh secara terpeinci dalam keluaran yang akan datang.
Secara umumnya , proses komunikasi amat perlu dalam
melaksanakan fungsi elemen-elemen pengurusan. Ini bermakna pengurus memerlukan
maklumat yang tepat sebelum membuat sebarang keputusan yang melibatkan individu
atau kumpulan. Situasi ini memerlukan komunikasi yang efektif sebelum membuat
sebarang keputusan kepada pihak lain.
Islam Memberi Perhatian Terhadap Komunikasi
Islam telah menegaskan betapa perlunya kita
memberikan perhatian kepada komunikasi yang berkesan. Dalam Surah al-Nahl ayat ke 125, Allah telah
berfirman :
“Serulah manusia kepada jalan Tuhanmu dengan hikmah dan pelajaran yang
baik dan berdebatlah dengan mereka dengan cara yang baik. Sesungguhnya Tuhanmu,
Dialah yang lebih mengetahui siapa yang sesat daripada jalanNya dan Dialah yang
lebih mengetahui siapa yang mendapat petunjuk”
Berkomunikasi dengan hikmah membawa maksud
menyampaikan degan cara bijaksana namun perlu ada ketegasan dan kebenaran di
atas apa yang disampaikan. Apa yang penting adalah mesej yang disampaikan dapat
membezakan di antara yang benar dan yang batil. Setiap maklumat yang
disampaikan mestilah disokong dengan hujah kukuh yang mampu memberikan
keyakinan kepada para pendengar.
Namun begitu, kita juga perlu sedar bahawa tidak
semua manusia mempunyai tahap pemikiran dan tahap ilmu yang sama. Bercakap
dengan masyarakat di luar bandar sudah tentunya tidak sama dengan bercakap
dengan para golongan masyarakat di bandar.
Tujuan Komunikasi Berkesan
Terdapat beberapa tujuan komunikasi berkesan dalam
berorganisasi. Di antaranya ;
1. Kita perlu memahami bahawa keberkesanan komunikasi akan melancarkan perjalanan perancangan ke
arah mencapai matlamat sesebuah organisasi. Kesemua fungsi-fungsi elemen proses
pengurusan akan disalingkaitkan melalui komunikasi.
2. Komunikasi dalam organisasi juga bertujuan untuk menyampaikan maklumat yang benar, sahih dan tepat pada waktu kepada
ahli-ahli dalam organisasi supaya peningkatan prestasi organisasi dapat
dilaksanakan. Kegagalan menyalurkan maklumat yang benar, sahih dan tepat pada
waktunya akan menyebabkan organisasi bergerak dalam situasi yang lari daripada
‘target’ asalnya.
3. Komunikasi yang berkesan juga mestilah dilihat daripada sudut dimensi Kesepaduan Organisasi iaitu
tahap sejauh mana kakitangan bersepadu dan terlibat dalam interpersonal bagi
mencapai matlamat yang dikongsi bersama. Komunikasi yang kabur akan menimbulkan
kekeliruan dan salah faham yang boleh menjejaskan kesepaduan organisasi.
4. Komunikasi dalam organisasi sebenarnya lebih komplek daripada komunikasi
individu kerana ia melibatkan banyak pihak dan perlu berdepan dengan banyak
pihak yang kerenah dan ragam mereka yang pelbagai. Komunikasi dalam sesebuah
organisasi melibatkan ramai orang dan melibatkan skop yang agak luas.
Komunikasi Lisan dan Bukan Lisan
Salah satu buku yang menjadi rujukan saya berkaitan
dengan komunikasi berkesan sejak 12 tahun yang lalu adalah buku “Komunikasi
Untuk Pemimpin” yang ditulis oleh Prof Dr Abdullah Hassan dan Dr Ainon Mohd.
Buku ini banyak membantu para pemimpin untuk berinteraksi dengan mereka yang
dipimpin sama ada diperingkat pentadbiran mahupun awam.
Dr Abdullah dan Dr Ainon telah mengklasfikasikan komunikasi
terbahagi kepada dua bentuk, bentuk pertama adalah komunikasi lisan iaitu
komunikasi yang disampaikan kepada pendengar dengan bahasa pertuturan seperti
ceramah, pidato, pengucapan umum, temuramah dan yang seumpama dengannya.
Bentuk komunikasi yang kedua ialah komunikasi bukan
lisan iaitu komunikasi yang disampaikan dalam bentuk bukan lisan. Ia
termasuklah ekspresi muka, simbol, cara pemakaian, pandangan mata, gerak geri
anggota tubuh, nada suara dan seumpamanya.
Rasulullah s.a.w. juga menggunakan komunikasi
visual yang merupakan salah satu daripada komunikasi bukan lisan. Daripada
Abdullah bin Abbas r.a. berkata Nabi Muhammad s.a.w. melukis empat garisan di
atas tanah dan baginda bertanya, “Adakah kamu tahu mengapa Aku melakarkan empat
garisan ini?” Mereka menjawab Allah dan RasulNya lebih mengetahui. Lalu Baginda
bersabda, “Semulia-mulia wanita di Syurga kelak ada empat orang iaitu Khadijah
binti Khuwailid, Fatimah binti Muhamad, Maryam binti Imran dan Aishah binti
Muzahim, isteri Firaun”. Ini adalah merupakan contoh teknik lakaran yang
merupakan di antara kategori komunikasi bukan lisan.
Prof Dr Abdullah Hassan dan Dr Ainon Mohd juga
menggariskan bahawa komunikasi berkesan mempunyai lima ciri : kefahaman,
keseronokan, pengaruh kepada sikap, perhubungan yang bertambah baik dan ada
tindakan. Saya akan menjemput kedua-dua tokoh ini untuk membentangkan
kelima-lima ciri tersebut dalam bengkel pengurusan yang akan diadakan selepas
daripada Muktamar PAS Pusat akan datang ini.
Dalam pada itu, kajian Harcourt, Kriza dan Merrier
pada tahun 1996, para pengurus menghabiskan 95 peratus masa bekerja mereka
untuk berkomunikasi manakala pekerja bawahan menggunakan 60 peratus daripada
masa bekerja mereka dalam pelbagai bentuk komunikasi. Ini menunjukkan bahawa
proses komunikasi dalam organisasi melibatkan kesemua anggota dalam organisasi
tersebut.
Kesimpulan
Komunikasi berkesan sangat diperlukan dalam
sesebuah organisasi. Kegagalan berkomunikasi akan melahirkan suasana tidak
harmoni dan akhirnya akan memberikan kesan negatif terhadap pengurusan dan
pentadbiran. Akan mula timbul rasa curiga dan sangka buruk ke atas pentadbir
oleh para pekerja dan begitu juga sebaliknya. Rasa curiga dan sangkaan buruk akan
melahirkan konflik dalam berorganisasi dan akan menjadi lebih para apabila
terdapat ‘batu api’ yang cuba membakar api kemarahan dan kebencian.
Pengurusan zaman kini terpaksa berhadapan dengan
alat komunikasi yang pelbagai, daripada kaedah lama seperti surat khabar, surat
dan memo, kita juga berhadapan dengan alat komunikasi baru seperti facebook,
email dan aplikasi WhatsApp. Walaupun alat komunikasi media baru ini telah
sedikit sebanyak menimbulkan kekecohan dalam organisasi namun kita perlu bijak
untuk menghadapinya. Justeru perlu diberi perhatian terhadap perkara ini.
Keperluan untuk mewujudkan komunikasi berkesan
telah dibuktikan dengan pelbagai kajian yang dilakukan sama ada di dalam negara
atau di luar negara berkaitan dengan komunikasi dalam berorganisasi. Secara
panjang lebarnya akan dijelaskan dalam kursus-kursus organisasi di bawah sektor
Pemerkasaan Organisasi selepas selesai muktamar nanti, insya Allah.
Wassalam.
Ulasan
Catat Ulasan