BAHAGIAN
KEEMPATBELAS : MENGURUS
MESYUARAT DENGAN BERKESAN
Assalamu’alaikum
dan salam perjuangan,
Dalam
Manual Pengurusan dan Pentadbiran PAS (MPPP) telah disentuh berkaitan dengan
pengurusan mesyuarat PAS di peringkat PAS kawasan. Walaupun ia tercatit sebagai rujukan PAS di
peringkat kawasan namun ia masih lagi relevan untuk digunakan pakai oleh
mesyuarat PAS di semua peringkat. Saya akan menyentuh secara umum kandungan
MPPP di dalam tulisan ini tetapi beberapa ‘tips’ akan diberikan bagi membantu melaksanakan
dan menguruskan mesyuarat yang lebih berkesan dan efektif kepada pentadbiran
PAS.
Tujuan Mesyuarat
Mesyuarat
adalah merupakan satu perkara yang sangat penting dalam kita berorganisasi,
bukan sekadar kerana ia tercatat di dalam Buku Perlembagaan PAS atau MPPP
tetapi kepentingannya telah tercatat di dalam firman Allah S.W.T. dalam surah
Ali-Imran ayat 159 yang bermaksud “Dan
bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan itu dan apabila engkau telah
berazam, maka bertakwalah kepada Allah.”
Melalui mesyuarat akan berlakunya komunikasi dua hala di
antara tiga individu atau lebih dalam situasi formal yang tercatatnya segala
hasil perbincangan yang direkodkan. Mesyuarat diadakan dengan tujuan untuk
bertukar-tukar fikiran dan pendapat, menyelesaikan masalah berbangkit, membuat
keputusan, memberikan maklumat dan mendapatkan maklumat daripada pelbagai pihak
bagi mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi. Semua itu tidak dapat
dilaksanakan hanya dengan bersembang atau pertemuan tidak formal.
Persiapan Awal
Mesyuarat
Bagaimana kita dapat mengendalikan pengurusan mesyuarat yang
berkualiti? Di antara perkara yang perlu diberikan perhatian adalah perlunya
ada objektif dan agenda yang jelas. Kehadiran
ahli mesyuarat diberikan maklumat terlebih dahulu supaya berlakunya ‘homework’
dan ‘research’ bagi memastikan mereka hadir ke mesyuarat dengan persediaan
maklumat yang sebaiknya. Keduanya, mesyuarat dan ahli mesyuarat menghargai masa
yang bernilai dengan memulakan dan menamatkan mesyuarat seperti mana masa yang
ditetapkan. Ketiganya, kemudahan fizikal seperti kerusi, meja, papan putih,
kertas, pensil, Pemancar LCD dan sistem siaraya telah disediakan dengan
sebaiknya. Perkara keempat, notis mesyuarat dihantar kepada ahli mensyuarat
tidak kurang daripada 14 hari atau tempoh yang ditetapkan daripada tarikh
mesyuarat. Ini bertujuan untuk memberikan ruang kepada ahli mesyuarat merancang
masa mereka untuk menghadiri mesyuarat.
Kelimanya, perbincangan di dalam mesyuarat dilaksanakan secara
positif. Kerana itulah, mesyuarat dimulakan dengan membaca surah Al-Fatihah
dengan harapan Allah memberikan hidayah kepada seluruh ahli mesyuarat agar
ianya diberikan petunjuk.
Keenam, pengerusi perlu memainkan peranan yang sebaik dan
sewajarnya. Pengerusi bukan sahaja bertindak membuka dan menutup majlis tetapi
perlu bijak mengendalikan mesyuarat dalam apa jua keadan. Pengerusi mesyuarat
perlu tabah, berlapang dada, berani untuk menegur dan memberikan peringatan
kepada ahli mesyuarat, berani untuk membuat keputusan dan meraikan semua ahli
mesyuarat semasa perbincangan diadakan.
Ketujuh, minit mesyuarat yang disediakan adalah tepat sama ada isi
kandungannya, kehadiran ahli mesyuarat dan keputusan yang telah dicapai. Tidak
berlakunya isu minit sengaja diubah kerana kepentingan tertentu melainkan kesilapan
dan kesalahan ejaan yang tidak disengajakan. Bagi memastikan bahawa minit tidak
‘cacat’ maka ianya perlu disahkan oleh pengerusi sebelum ianya dicetak dan
diedarkan semasa mesyuarat.
Kelapan, setiausaha perlu menjalankan mesyuarat dengan berkesan. Perjalanan
mesyuarat adalah di bawah pengendalian dan pengawasan Setiausaha yang akan ‘sibuk’
sebelum, sedang dan selepas mesyuarat. Kerana itu, setiausaha bukanlah
calang-calang individu yang mampu mengisi jawatan ini.
Kesembilan dan perkara yang penting selepas mesyuarat iaitu
mengambil tindakan susulan selepas mesyuarat diadakan. Tidak ada gunanya
mesyuarat yang berkualiti tanpa tindakan susulan yang berkesan.
Sikap Ahli Mesyuarat
Ahli mesyuarat perlu berdisiplin dan mematuhi tatasusila mesyuarat.
Perkara yang paling utama adalah tidak lewat untuk hadir ke mesyuarat. Jika
terlewat disebabkan halangan yang tidak dapat dielakkan maka maklumkan kepada
Pengerusi ataupun Setiausaha tentang kelewatan tersebut agar ia di dalam
makluman. Keduanya, jangan mengganggu perjalanan mesyuarat dengan apa jua
aktiviti termasuklah membuat panggilan telefon, menonton youtube atau video
semasa mesyuarat dan berbual-bual semasa mesyuarat diadakan. Ketiganya, tidak
meninggalkan bilik mesyurat tanpa sebab melainkan mendapat keizinan Pengerusi
mensyuarat. Keempat, elakkan duduk atau bersikap yang menunjukkan sikap kurang
minat dengan perjalanan mesyuarat. Kelimanya, memberikan perhatian kepada
perbincangan di dalam mesyuarat. Keenam, berusaha untuk mencari jalan penyelesaian
dalam isu-isu yang dibangkitkan secara positif dan elakkan bersikap negatif.
Ketujuh, cuba untuk berperanan sebagai ahli mesyuarat, bukan sekadar menjadi
‘penumpang’ sepanjang mesyuarat diadakan.
Peranan Pengerusi
Pengerusi mesyuarat hendaklah memahami tugasnya sebagai pengerusi.
Bagi memastikan mesyuarat dapat diuruskan dengan berkesan maka pengerusi
mestilah menjadi pengacara, penggerak, pemandu dan pengadil sepanjang masa.
Tugas pengerusi adalah untuk menentukan bagaimana, bila bermula dan berakhirnya
sesuatu mensyuarat itu. Pengerusi juga mestilah menggalakkan penyertaan ahli
mesyuarat dalam perbicangan serta menghormati pendapat dan pandangan ahli yang
memberikan pandangan mereka. Selain itu, pengerusi berperanan untuk menjaga
disiplin mesyuarat termasuklah menentukan bahawa susunan agenda dipatuhi.
Selain itu, Pengerusi bertindak untuk mengawal perjalanan masa, berhenti pada
masa yang ditetapkan.
Kaedah Perbincangan
Mesyuarat
Beberapa cadangan untuk memastikan perbincangan di dalam mesyuarat
dapat dijalankan dengan berkesan. Pertama, mulakan perbincangan dengan
mengemukakan sesuatu isu. Ia perlu untuk memandu arah perjalanan mesyuarat dan
tidak membuang masa dengan perbincangan yang diluar tujuan mesyuarat. Keduanya,
menjemput dan meminta pandangan ahli mesyuarat yang terlibat secara langsung
terhadap isu yang diperbincangkan pada agenda tersebut. Ketiga, menjemput
penjelasan isu dari ahli-ahli mesyuarat dengan pandangan mereka.
Keempat, memberi peluang sama-rata kepada ahli-ahli yang ingin bercakap.
Ruang untuk bercakap dan melontarkan pandangan adalah hak yang diperuntukkan
kepada ahli mesyuarat. Tidak sepatutnya berlaku halangan terhadap mana-mana
ahli mesyuarat untuk memberikan pandangan mereka dan sangat digalakkan penyertaan
semua ahli mesyuarat memberikan padangn mereka yang berkaitan dengan tajuk
perbincangan. Keenam, sekiranya terdapat perkara yang tidak jelas dan kabur
maka perlu dapatkan penjelasan daripada
pihak yang terbabit. Ketujuh, perlu menghalang perbincangan yang tidak berkaitan.
Ia bukan saja tidak relevan dengan tajuk perbincangan tetapi ia juga akan
membuang masa. Malah, ia akan mencetuskan perbalahan seandainya ia tidak
dikawal.
Kelapan, mengawal pembahagian masa kepada ahli mesyuarat. Elakkan hanya memberi ruang masa kepada ahli
mesyarat tertentu sedang ada ahli mesyuarat lain yang terasa dipinggirkan masa
mereka. Kesembilan, kekalkan suasana
harmonis dan elakkan perselisihan faham. Ia sangat penting dan pengerusi sangat
berperanan untuk melaksanakan peranan ini disamping dibantu oleh semua ahli
mesyuarat. Kesepuluh, perlu membuat kesimpulan dari semasa ke semasa berkaitan
dengan perkara yang dibincangkan.
Penutup
Bagi memastikan mesyuarat berkesan dapat dicapai, Setiausaha perlu
memastikan tugasnya sebelum mesyuarat, ketika mesyuarat berjalan dan tugas
selepas mesyuarat dapat dilaksanakan dengan baik. Perkara yang dibincangkan
tadi adalah merupakan satu keperluan namun kegagalan menguruskan mesyuarat akan
mencacatkan usaha untuk menjadikan sesuatu mesyuarat itu berkesan.
Oleh itu, adalah sangat penting Setiausaha dilantik daripada
kalangan mereka yang benar-benar dapat menjiwai peranan sebagai seorang
Setiausaha. Kemahiran untuk menguruskan mesyuarat perlu dipelajari dan
dipertingkatkan oleh Setiausaha. Panduan untuk mengendalikan pra-mesyuarat
sehinggalah tindakan selepas mesyuarat telah dinyatakan di dalam MPPP. Adalah
sangat digalakkan agar para Setiausaha di semua peringkat untuk memilikinya
sebagai panduan dalam menjalankan tugas.
Sekian, wassalam.
Khairul Faizi bin Ahmad Kamil
Penolong Setiausaha Agung PAS,
Sektor Pemerkasaan Organisasi.
Ulasan
Catat Ulasan