PENDAHULUAN
Apabila kita menyebut perkataan MESYUARAT maka ia
bukanlah satu perkara yang janggal mahu pun luar biasa di dalam masyarakat
Malaysia malah di seluruh dunia. Murid di peringkat sekolah rendah pun sudah pandai
bermesyuarat dengan kelompok atau kumpulan masing-masing sehinggakan mereka
mempunyai “WhatsApp Group” untuk berbincang sesama mereka.
Apatah lagi dengan golongan dewasa yang terlibat dengan
dunia berpersatuan sama ada seseorang itu terlibat di dalam organisasi
berdaftar atau pun tidak berdaftar, parti politik atau NGO, formal atau tidak
formal, semuanya terdedah dengan apa yang dipanggil sebagai mesyuarat. Namun,
perkara yang membezakannya adalah kaedah ianya dijalankan.
Adakalanya kita perlu membuat keputusan dalam suasana
aman dan adakala dalam suasana genting. Adakalanya kita terpaksa juga melakukan
tindakan dengan kadar yang paling segera dalam berorganisasi atau berkumpulan
namun ianya terhasil daripada keputusan bersama yang dicapai. Apapun
keputusannya, sudah pastilah ianya memerlukan satu kesepakatan yang dihasilkan
dalam mesyuarat atau pun perbincangan bersama.
Kerukunan rumah tangga juga akan terhasil melalui
perbincangan di antara suami, isteri dan anak-anak walaupun mungkin ianya
diadakan di dalam bentuk perbincangan kekeluargaan mahupun di dalam kereta
namun ia akan memberikan natijah kepada sebuah keluarga yang bahagia dan rukun
damai. Inikan lagi sebuah organisasi yang besar dan mempunyai pengaruh yang
luas yang memerlukan strategi dan teknik yang tepat untuk menghasilkan sesebuah
kejayaan.
Maka sudah tentu dalam memperkukuhkan sebuah organisasi,
memperkemaskan kaedah mesyuarat menjadi satu keutamaan yang perlu diberikan
perhatian secara serius. Mesyuarat bukan sekadar satu aktiviti rutin yang perlu
dilaksanakan kerana hanya dituntut oleh
perlembagaan organisasi tetapi ia mestilah mendatangkan hasil yang positif
terhadap produktiviti dan output yang diharapkan.
Mesyuarat membawa makna berhimpun,
berkumpul untuk berbincang bagi mencapai kata sepakat untuk
melakukan sesuatu pekerjaan. Kamus Dewan mentakrifkan mesyuarat sebagai,
“Perundingan (untuk membincangkan sesuatu, atau mencapai sesuatu
keputusan)”
Secara amnya, mesyuarat itu
ialah satu perhimpunan yang diadakan untuk mendapatkan
buah fikiran daripada pelbagai golongan atau kumpulan bagi mendapatkan satu
keputusan. Ia adalah satu komunikasi formal yang dilakukan dalam sesuatu pertubuhan yang bertujuan untuk
membuat sesuatu keputusan atau menyelesaikan sebarang masalah berbangkit.
ISLAM
ANJURKAN BERMUSYAWARAH
Mesyuarat adalah merupakan
satu perkara yang penting dalam kehidupan masyarakt Islam. Kepentingan mesyuarat
ini diakui oleh Islam sehingga Allah S.W.T. menganjurkan hamba-hamba-Nya untuk bermesyuarat
seperti yang telah dinyatakan di dalam Surah Ali-Imran ;
“Maka, berkat rahmat Allah, engkau (Muhammad)
bersikap lemah lembut terhadap mereka, sekiranya engkau bersifat keras dan berhati
kasar, tentulah mereka menjauhkan diri dari sekelilingmu, maka mohonkanlah ampun
bagi mereka dan bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan itu, kemudian apabila
kamu membulatkan tekad, maka bertawakallah kepada Allah. Sesungguhnya Allah
menyukai orang-orang yang bertawakal kepada-Nya).
(Ali-Imran: 159)
Melalui ayat ini, kita dapat memahami betapa pentingnya mesyuarat
dalam sesebuah organisasi. Sesebuah organisasi yang baik mencapai keputusan mesyuarat
melibatkan kepentingan organisasi secara keseluruhannya bukannya hanya menyerahkan
kepada pemimpin membuat keputusan bersendirian tanpa merujuk kepada mesyuarat.
Nabi SAW dalam peperangan Badar, meminta pandangan daripada para
sahabat ketika mendapat tahu tentera Quraisy yang dipimpin oleh Abu Jahal sedang
mara ke medan peperangan dengan membawa jumlah tentera yang jauh lebih ramai.
Berpandukan
kepada ayat di atas maka dapat kita lihat bahawa dalam ajaran Islam, mesyuarat
merupakan satu perintah Allah S.W.T. Dalam firman tersebut, jelaslah bahawa
bermesyuarat adalah sesuatu yang penting dalam amalan kehidupan masyarakat
Islam.
KOMUNIKASI DUA HALA
Mesyuarat
ialah satu aktiviti yang berdasarkan komunikasi
dua hala antara individu dalam situasi formal bagi membincangkan dan
menyelesaikan masalah yang berbangkit. Ianya diadakan dengan tujuan untuk
bertukar-tukar fikiran dan pendapat, menyelesaikan masalah berbangkit, membuat
keputusan, memberikan maklumat dan mendapatkan maklumat daripada pelbagai pihak
sama ada di dalam atau di luar organisasi. Mesyuarat yang baik dilaksanakan
dalam suasana yang baik, bersopan dan beradab. Semua butir percakapan akan
direkodkan untuk semakan, rujukan dan tindakan selanjutnya. Kejayaan sesuatu
mesyuarat itu banyak bergantung pada persediaan dan penglibatan ahli-ahli yang
hadir, sama ada sebagai Pengerusi, Setiausaha, Bendahari, Ahli Jawatan Kuasa
atau pun ahli yang diundang untuk menghadiri mesyuarat tersebut.
Selain itu,mesyuarat
juga didefinisikan sebagai satu perhimpunan
kumpulan bagi sesebuah pertubuhan yang menggabungkan idea untuk mencapai sesuatu
matlamat, matlamat yang hendak di capai kebanyakannya dalam keadaan yang
kompleks dan faktor inilah yang menyebabkan mesyuarat perlu dilaksanakan.
Justeru buku ini diterbitkan untuk membantu sesebuah organisasi
tidak kira apa jua latar belakang operasinya untuk mempertingkatkan kualiti mesyuarat
yang dilaksanakan berpandukan kepada pengalaman yang dilalui oleh penulis dan juga
panduan menjalankan mesyuarat yang berkualiti dan berkesan daripada pelbagai
sumber sama ada individu atau organisasi dari dalam dan di luar negara.
Sekian, wassalam.
KhairulFaizi
bin Ahmad Kamil
Minda
Sejahtera Resources
Ulasan
Catat Ulasan