JENIS
MESYUARAT DAN CARA MENGENDALIKANNYA
Terdapat beberapa jenis mesyuarat yang dilaksanakan
di kebanyakkan organisasi khususnya yang berdaftar dengan Jabatan Pendaftaran
Pertubuhan.
MESYUARAT JAWATANKUASA KERJA
Sesebuah persatuan atau organisasi dikendalikan
oleh satu jawatankuasa yang dilantik menerusi mesyuarat agung.
Jawatankuasa ini dipanggil jawatankuasa kerja
atau jawatankuasa induk. Jawatankuasa ini boleh mewujudkan jawatankuasa kecil untuk
menjalankan tugas-tugas khas.
Setiap mesyuarat jawatankuasa
perlu dikendalikan mengikut tatacara yang ditetapkan dan sebarang perubahan
yang mungkin berlaku adalah bergantung pada budi bicara pengerusi yang mempengerusikan
mesyuarat tersebut.
Surat pemberitahuan memanggil mesyuarat perlulah
dikirimkan kepada ahli yang terlibat, dalam tempoh masa yang ditetapkan. Ada
organisasi yang menetapkan selewat-lewatnya dua minggu atau seminggu sebelum tarikh
mesyuarat berkenaan.
Satu salinan agenda hendaklah dikirimkan kepada
semua ahli sebelum mesyuarat diadakan. Kebiasaannya, ia dimasukkan ke dalam
surat/notis pemberitahuan mesyuarat.
Sesuatu usul rasmi jawatankuasa kecil perlu
diluluskan dalam mesyuarat berkenaan. Tujuan usul dikemukakan adalah untuk menjelaskannya
dalam satu ayat yang padat dan mudah supaya tidak timbul salah faham
kemudiannya.
Tatacara untuk mesyuarat jawatankuasa, antaranya:
a. Mesyuarat perlu mematuhi perkara-perkara yang
tercatat dalam agenda.
b. Mesyuarat tidak boleh
dijalankan selagi korum iaitu bilangan minimum ahli-ahli yang seharusnya menghadiri
mesyuarat tidak mencukupi. Korum mesyuarat bergantung kepada peraturan atau
peraturan organisasi, biasanya tidak kurang daripada satu pertiga daripada
jumlah ahli jawatankuasa. Hal ini dapat mengelakkan ketidakcukupan ahli dan
daripada membuat keputusan yang boleh menimbulkan persoalan kelak.
c. Menepati waktu
digalakkan. Jika korum tidak mencukupi, pengerusi perlu menunggu 5 atau 10
minit lagi, kemudian jika korum masih tidak mencukupi, beliau harus membatalkan
mesyuarat tersebut.
Pengerusi tidak perlu berdiri dalam mesyuarat jawatankuasa.
Begitulah juga dengan ahli-ahli tidak perlu berdiri ketika berucap kepada
pengerusi kecuali dalam mesyuarat yang besar seperti mesyuarat agung.
Pengerusi memulakan mesyuarat dengan mengucapkan
kata aluan kepada semua ahli mesyuarat. Adalah digalakkan mesyuarat dimulakan
dengan membaca surah Al-Fatihah bagi yang beragama Islam.
Pengerusi membacakan nama ahli-ahli yang tidak
hadir atau meminta setiausaha membacakannya. Ahli mesyuarat yang hadir perlu
tahu sebab-sebab ketidakhadiran ahli mesyuarat yang keuzuran.
Kemudian pengerusi meminta setiausaha membentangkan
minit yang berkaitan dengan suara yang jelas dan sempurna. Adalah disarankan
agar minit diserahkan kepada ahli mesyuarat sebelum mesyuarat diadakan supaya
setiap ahli mesyuarat dapat menelitinya lebih awal.
Sekiranya ada pembetulan maka ia perlu dibetulkan
oleh ahli mesyuarat. Jika tiada apa-apa pembetulan dan semuanya telah berpuas
hati tentang kesahihan minit berkenaan, mereka akan mengangkat tangan untuk mencadangkan
agar minit itu disahkan dan disokong. Selepas itu, barulah pengerusi akan
menandatangani minit tersebut dan mencatatkan tarikh pada minit berkenaan.
Jika minit tersebut bertulis tangan, hanya muka
surat akhir ditandatangani. Jika minit itu ditaip, maka setiap halaman perlu ditandatangani.
Agenda yang berikutnya ialah mengemukakan perkara
yang berbangkit. Melalui hasil laporan maklumbalas daripada setiap pihak yang
telah menghantar laporan kepada sekretariat, pihak yang perlu bertindak berdasarkan
ketetapan mesyuarat yang lepas perlu membuat pelaporan. Ia juga boleh
dibentangkan keseluruhan perkara berbangkit oleh Setiausaha dan pihak yang
terbabit akan menambahkan apa-apa yang tertinggal. Tujuannya adalah untuk
memberitahu ahli mesyuarat tentang segala perkembangan mutakhir tentang sesuatu
perkara.
Setelah itu, barulah agenda utama mesyuarat
dibincangkan. Jika organisasi itu mempunyai jawatankuasa-jawatankuasa yang
tetap, laporan daripada setiap jawatankuasa perlu dibentangkan oleh pengerusi
kecilnya atau wakil yang dilantik.
Semua
cadangan yang hendak dikemukakan hendaklah jelas dan tepat. Kemudian cadangan
dibincangkan sama ada diterima atau tidak. Perkara-perkara baru juga boleh
diketengahkan dan dibincangkan.
Hal-hal lain merupakan agenda terakhir dalam
mesyuarat jawatankuasa. Tujuannya adalah untuk memberikan peluang kepada
ahli-ahli untuk mengemukakan hal-hal yang tidak begitu penting atau hal-hal
penting yang tidak dimasukkan ke dalam agenda. Walau bagaimanapun,
perkara-perkara penting tidak akan diputuskan di bawah agenda hal-hal lain ini
tetapi boleh dibincangkan secara sepintas lalu. Pengerusi boleh memutuskan agar
hal ini dibicarakan dalam mesyuarat yang akan datang.
Setelah semua agenda yang ditetapkan telah
selesai makan pengerusi perlu
menangguhkan mesyuarat secara rasmi dan setiausaha boleh berhenti mencatat minit.
Disarankan agar mesyuarat ditutup dengan membaca tasbih kafarah dan surah
Al-Ashr. Perbincangan selepas mesyuarat ditangguhkan tidak perlu dicatat.
MESYUARAT
AGUNG TAHUNAN
Mesyuarat agung lazimnya diadakan sekali setahun.
Tujuannya adalah untuk membentangkan aktiviti sepanjang tahun yang terdahulu,
meluluskan penyata kira-kira, merancang kegiatan tahun hadapan, memilih ahli-ahli
jawatankuasa kerja yang baharu, membahas usul-usul dan meluluskan cadangan-cadangan
yang dikemukakan.
Semua notis mesyuarat agung hendaklah dihantar kepada
semua ahli, iaitu 14 hari sebelum mesyuarat diadakan.
Agenda mesyuarat agung tahunan juga dikirimkan
bersama-sama surat pemberitahuan/jemputan untuk menghadiri mesyuarat tersebut.
Sebarang usul jika ada perlu
dihantar kepada setiausaha 7 hari atau tempoh yang ditetapkan oleh jawatankuasa
usul sebelum mesyuarat diadakan.
Setiausaha dan penolong setiausaha bertanggungjawab
menyediakan laporan minit mesyuarat agung dan semua laporan aktiviti persatuan
atau organisasi sepanjang tahun.
Bendahari dikehendaki menyediakan laporan
kewangan untuk dibentangkan dalam mesyuarat agung kelak. Tempoh kewangan
biasanya berakhir pada 31 Disember tahun yang terdahulu tetapi ia juga
bergantung kepada ketetapan di dalam perlembagaan.
Perbezaan di antara Mesyuarat Agung Tahunan dan
Mesyuarat Jawatankuasa Kerja ;
a. Mesyuarat Agung Tahunan dipengerusikan oleh
Pengerusi Tetap dan dibantu oleh Timbalan Pengerusi Tetap.
b. Pengumuman ketidakhadiran dilakukan dengan membaca
nama-nama Jawatankuasa yang tidak dapat hadir diikuti dengan menyatakan
bilangan ahli perwakilan yang tidak dapat hadir bagi menentukan Mesyuarat Agung
diadakan setelah korum mencukupi.
Perbincangan tentang minit mesyuarat agung yang
lalu dibuat secara ringkas. Ada juga persatuan/organisasi yang mengedarkan salinan
minit bersama-sama laporan tahunan selepas mesyuarat tersebut. Pengerusi akan
meminta izin daripada mesyuarat supaya menerima minit berkenaan sebagai sudah
pun dibaca.
Minit
ini perlu diluluskan oleh mesyuarat secara rasmi, kemudian pengerusi
menandatanganinya dan dicatatkan tarikhnya.
Setiausaha akan membacakan laporan tahunan
aktiviti persatuan manakala Bendahari akan membentangkan laporan kewangan
selepas selesai laporan tahunan dibentangkan.
Sebaik sahaja kesemua laporan selesai
dibentangkan, Pengerusi Tetap akan
meminta seorang ahli mengusul dan seorang lagi menyokong penerimaan setiap
laporan itu. Jika ada antara ahli yang ingin memberikan ucapan pendek tentang
laporan berkenaan, beliau bebas berbuat demikian asalkan ringkas dan ada
kaitannya. Selepas itu, pengerusi akan mengemukakan pertanyaan jika ada sesiapa
antara ahli yang mahu membuat sebarang ulasan tentang laporan-laporan berkenaan.
Kemudian barulah dibuat pengundian terhadap usul penerimaan laporan-laporan
tersebut.
Presiden/Yang Di Pertua/Pengerusi Persatuan/Organisasi
akan menyampaikan ucapan dasar atau ucaptema bagi menyampaikan idea dan
halatuju organisasi.
Usul yang telah diterima oleh jawatankuasa usul
akan dibentangkan oleh pembentang yang ditetapkan dan perbahasan mengenai usul
tersebut akan berlangsung bagi menentukan perwakilan bersetuju untuk menerima
atau menolak usul tersebut.
Bagi Usul yang diterima tanpa bahas, ianya tidak
perlu dibahaskan dan akan dicatitikan di dalam buku usul manakala usul yang
ditolak tidak akan dibahaskan juga namun akan dimasukkan di dalam buku usul
untuk pengetahuan semua.
MESYUARAT
AGUNG LUAR BIASA
Mesyuarat ini diadakan
kerana keperluan yang mendesak daripada ahli-ahli yang mahukan pertukaran
jawatan semua ahli jawatankuasa induk, perubahan perlembagaan persatuan secara mendadak,
penyelesaian masalah kewangan yang mendesak atau hilang kepercayaan seluruh
ahli jawatankuasa yang lama. Ia diperuntukan di dalam perlembagaan
persatuan/pertubuhan yang perlu dirujuk terlebih dahulu sama ada permintaan perkara
yang ingin di bawa untuk mengadakan mesyuarat agung luar biasa bersesuaian
dengan peruntukan perlembagaan.
Atur cara bagi mesyuarat ini adalah seperti yang
berikut:
i. Setiausaha perlu menyediakan notis
pemberitahuan 14 hari sebelum mesyuarat.
ii. Minit mesyuarat agung yang lepas tidak perlu
dibincangkan lagi.
Kehadiran ahli
dalam mesyuarat ini perlulah 2/3 daripada jumlah keseluruhan anggota.
iii. Mesyuarat
hendaklah melantik salah seorang daripada ahli jawatankuasa untuk menjadi
pencatat minit mesyuarat.
iv. Pembubaran
ahli jawatankuasa lama boleh dilakukan jika mesyuarat agung luar biasa ini
mahukan pemilihan ahli-ahli jawatankuasa yang baru.
v. Mesyuarat
Agung ini mestilah hanya membincangkan mengenai tujuan sebenar ianya diadakan.
Contohnya, sekiranya Mesyuarat Agung Khas ini adalah untuk membincangkan
tentang membentuk jawatankuasa yang baharu maka ia tidak boleh membincang
perkara yang lain selain daripada perkara yang ditetapkan tadi.
MESYUARAT KHAS
Mesyuarat ini
diadakan untuk membincangkan sesuatu isu penting yang dibangkitkan semasa
mesyuarat jawatankuasa diadakan.
Contohnya, mesyuarat jawatankuasa kerja telah
menetapkan agar persatuan perlu mengadakan perbincangan mengenai pembelian
sebuah van bagi kegunaan persatuan dengan segera. Setiausaha diarahkan untuk
mengadakan satu mesyuarat khas untuk membincangkan perkara ini.
Antara tatacara
untuk mengadakan mesyuarat ini ialah:
a. Mesyuarat
diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan.
b. Mesyuarat
dipengerusikan oleh Presiden/Yang Di Pertua/Pengerusi persatuan atau mana-mana ahli
jawatankuasa lain sekiranya Presiden/Yang Di Pertua/Pengerusi tiada serta
memberikan kuasa untuk mempengerusikan mesyuarat.
c. Setiausaha
mencatat minit mesyuarat yang dijalankan.
d. Semua ahli
jawatankuasa diperlukan mengambil bahagian dalam perbincangan.
e. Setiausaha
kemudian menyediakan minit mesyuarat dan mengedarkannya kepada semua ahli
jawatankuasa.
f. Ahli
jawatankuasa yang ditetapkan perlu bertindak segera mengemukakan minit mesyuarat
kepada pihak yang berkenaan dengan tujuan menyegerakan pelaksanaan sesuatu
projek.
MESYUARAT TERGEMPAR
Mesyuarat ini
diadakan untuk membincangkan sesuatu isu dan memerlukan kata putus segera
daripada ahli-ahli jawatankuasa. Misalnya, melucutkan keahlian anggota yang
melanggar disiplin atau mencemarkan nama baik persatuan atau organisasi.
Atur cara
mesyuarat ini adalah seperti yang berikut:
a. Mesyuarat
diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan.
b. Mesyuarat
dipengerusikan oleh Presiden/Yang Di Pertua/Pengerusi persatuan atau mana-mana
ahli jawatankuasa lain sekiranya Presiden/Yang Di Pertua/Pengerusi tiada serta
memberikan kuasa untuk mempengerusikan mesyuarat.
c. Setiausaha mencatatkan minit mesyuarat yang
dijalankan.
d. Semua ahli jawatankuasa perlu mengambil
bahagian dalam perbincangan.
e. Setiausaha akan menyediakan minit mesyuarat
dan mengedarkannya kepada semua ahli jawatankuasa.
f. Ahli jawatankuasa perlu mengambil tindakan
segera tentang isu yang diputuskan dalam mesyuarat tersebut.
KHAIRUL FAIZI BIN AHMAD
KAMIL
Ulasan
Catat Ulasan