MENGURUS MASA: MEMBEZAKAN ANTARA YANG SEGERA DAN YANG PENTING

MENGURUS MASA: MEMBEZAKAN ANTARA YANG SEGERA DAN YANG PENTING

Kerana pagi ini saya tiba di pejabat seawal jam 5.00 pagi, saya mengambil kesempatan menyelak kembali helaian buku bertajuk Management 101. Salah satu tajuk yang menarik perhatian saya ialah “Make Your Day Productive”.

Beberapa perkara yang pernah saya tandakan dan “highlight” sebelum ini terasa sangat relevan untuk dikongsikan pada pagi ini.

Produktifkan kita?

Dalam kehidupan hari ini, ramai orang hidup dalam keadaan sentiasa tergesa-gesa. Telefon tak berhenti berbunyi, mesej masuk bertalu-talu, arahan datang silih berganti, sampai kadang-kadang semua benda terasa macam perlu disiapkan segera. Akhirnya, kita nampak sibuk sepanjang hari, tetapi belum tentu benar-benar produktif.

Hakikatnya, tidak semua yang “urgent” itu benar-benar penting. Ada juga perkara yang sangat penting, tetapi tidak nampak mendesak pada awalnya. Sebab itu cabaran terbesar dalam mengurus masa bukan sekadar bekerja keras, tetapi bijak membezakan antara perkara yang perlu disegerakan dan perkara yang penting untuk masa depan serta perlu diberi keutamaan.

Budaya “Urgent” dan Kehilangan Fokus

Dalam organisasi, keadaan seperti ini sering berlaku. Seorang ketua mungkin berkata:

“Cepat siapkan, ini nak segera.”

Arahan seperti ini tidak salah kerana ada keadaan yang benar-benar memerlukan tindakan pantas. Namun jika semua perkara dianggap segera, akhirnya:

• pekerja menjadi penat,
• fokus terganggu,
• kerja strategik tertangguh,
• dan kualiti kerja merosot.

Pekerja yang matang bukan sekadar pantas bertindak tetapi mampu mengurus keutamaan dengan baik. Mereka tahu bagaimana untuk berkomunikasi secara profesional seperti:

“Baik bos, saya sedang siapkan tugasan yang perlu dihantar hari ini. Untuk tugasan baru ini, yang mana perlu saya utamakan dahulu?”

Pendekatan ini bukan menolak arahan, tetapi membantu organisasi membuat keputusan dengan lebih jelas dan tersusun.

Memulakan Hari Dengan Betul

Pengurusan masa sebenarnya bermula sebaik sahaja seseorang memulakan hari kerjanya. Sepuluh minit pertama di pejabat sangat penting kerana ia menentukan ritma sepanjang hari.

Ramai orang terus tenggelam dalam WhatsApp, emel dan gangguan sebaik tiba di pejabat yang adakalanya membawa kepada kelekaan yang panjang. Sedangkan waktu awal pagi sepatutnya digunakan untuk:

• menyusun fokus,
• menentukan keutamaan,
• menyemak jadual,
• dan mengenal pasti tiga tugasan utama hari tersebut.

Orang yang produktif biasanya tidak memulakan hari dengan kelam-kabut, tetapi dengan kejelasan dan disiplin.

Kuadran Keutamaan: Membezakan Yang Penting dan Yang Segera

Salah satu kaedah terbaik dalam pengurusan masa ialah menggunakan Kuadran Keutamaan yang dikaitkan dengan Dwight D. Eisenhower dan dipopularkan oleh Stephen Covey.

Kaedah ini membahagikan tugas kepada empat kategori:

1. Penting dan Segera

• Perkara yang perlu diselesaikan segera seperti:
• krisis,
• deadline dekat,
• masalah besar,
• dan kecemasan.

2. Penting tetapi Tidak Segera

Inilah bahagian paling penting dalam kehidupan:

• perancangan,
• latihan,
• pembelajaran,
• membina sistem,
• pembangunan organisasi,
• dan menjaga hubungan.

Malangnya, ramai mengabaikan bahagian ini kerana ia tidak mendesak. Sedangkan kejayaan jangka panjang banyak dibina di sini.

3. Tidak Penting tetapi Segera

Perkara seperti:

• gangguan kecil,
• sebahagian mesyuarat,
• mesej yang tidak kritikal,
• dan permintaan spontan tanpa impak besar.

4. Tidak Penting dan Tidak Segera

Aktiviti yang melalaikan dan membuang masa.

Jika seseorang terlalu lama hidup dalam budaya “urgent”, akhirnya kehidupannya menjadi reaktif dan meletihkan. Tetapi apabila seseorang mula memberi perhatian kepada perkara penting sebelum ia menjadi krisis, kehidupannya menjadi lebih tenang dan tersusun.

Boleh juga rujuk di sini; https://www.khairulfaizi.com.my/2024/02/the-7-habits-of-highly-effective-people.html tentang konsep "Matriks Pengurusan Masa" dalam karangan asal 7 Tabiat Orang Yang Sangat Efektif

Panduan al-Quran Tentang Masa

Islam sangat menitikberatkan pengurusan masa. Bahkan Allah SWT sendiri bersumpah dengan masa dalam Al-Quran:

“Demi masa. Sesungguhnya manusia itu benar-benar berada dalam kerugian.”

Ayat ini menunjukkan bahawa masa adalah amanah besar. Mereka yang gagal mengurus masa sebenarnya sedang berada dalam kerugian.

Dalam Al-Quran pula, Allah SWT berfirman yang bermaksud:

“Maka apabila engkau telah selesai daripada sesuatu urusan, tetaplah bekerja keras untuk urusan yang lain.”

Ayat ini mengajar manusia supaya:

fokus menyelesaikan tugas,

tidak membuang masa,

dan sentiasa bergerak secara produktif.

Manakala dalam Al-Quran, Allah SWT mengingatkan:

“Dan hendaklah setiap diri melihat apa yang telah disediakan untuk hari esok.”

Ini adalah asas kepada:

perancangan,

muhasabah,

dan pengurusan keutamaan dalam kehidupan.

Penutup

Hakikatnya, hidup bukan tentang siapa paling sibuk, tetapi siapa paling bijak mengurus keutamaan.

Tidak semua yang mendesak perlu diberi tempat utama dan tidak semua yang penting akan datang dengan bunyi yang kuat.

Orang yang berjaya ialah mereka yang mampu:

mengawal fokus,

menyusun keutamaan,

menjaga disiplin masa,

dan melaburkan tenaga kepada perkara yang benar-benar memberi kesan besar kepada kehidupan, organisasi dan akhirat.